a. Bagian-Bagian Surat Dinas
Bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut :
1. Kepala Surat (dicantumkan lambang)
2. Tanggal surat
3. Nomor, Lampiran dan Hal
4. Alamat dalam
5. Isi surat
6. Nama Jabatan
7. Tanda tangan
3-8 Sura t Menyurat Bahasa Indonesia
8. Nama pejabat dan NIP
9. Tembusan
b. Cara Pengetikkan Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat biasanya sudah tercetak dengan baik pada kertas surat. Kepala surat minimal terdiri dari nama Instansi, Perusahaan atau Organisasi lengkap dengan alamatnya dan disertai lambing dari Instansi, Perusahaan atau Organisasi yang bersangkutan,
namun kalau Kepala surat terpaksa harus diketik maka pengetikkannya dibuat yang simitris dengan huruf-huruf yang menarik.
2. Mengetik tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. di depan tanggal tidak perlu ditulis nama kota.
b. nama bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka
c. pada akhir tanggal tidak perlu diberi tanda baca apapun
d. tahun tidak boleh disingkat
3. nomor surat
a. Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat pada tahun yang bersangkutan, kode surat, tahun pembuatan. Pengetikannya lurus dengan margine kiri.
b. Lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran dan bukan apa yang dilampirkan. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu diketik.
c. Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor. Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.
4. Alamat pada sampul, cara pengetikan alamat pada sampul adalah sebagai berikut :
a. di depan nama jabatan diberi singkatan Yth.
b. tidak diberi kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Sdr. (baik pada sampul maupun pada alamat dalam).
c. alamat lengkap penerima.
d. nama kota tidak perlu ditulis dengan huruf besar semua
e. di depan nama kota tidak perlu menggunakan kata di.
5. Alamat dalam diketik dengan ketentuan sama seperti yang diatur pada sampul surat tanpa alamat lengkap.
Jika alamat tersebut menunjuk nama orang maka penulisannya dengan ketentutan sebagai berikut :
a. di depan nama diberi kata Yang terhormat dan disingkat Yth.
b. tidak boleh melebihi separo dari lebar kertas
c. nama tidak boleh diputus (ganti baris)
d. Jika namanya panjang sehingga melebihi separo dari lebar kertas maka dapat disingkat dan singkatan hendaknya sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama sepanjang penulis surat mengetahuinya.
e. akhir baris dari alamat tidak perlu diberi tanda baca apapun.
6. Isi surat, yang perlu diperhatikan pada penulisan isi surat adalah sebagai berikut :
a. Jarak baris menyesuaikan dengan banyak sedikitnya isi surat. Dapat dibuat dengan jarak baris 1, 1,5 atau 2 spasi.
b. Diusahakan jangan terlalu menggantung atau terlalu kebawah. (hendaknya menulis surat seperti menempatkan foto pada pigura)
c. Diusahakan hanya menggunakan 1 lembar kertas, jika terpaksa harus menggunakan lembar ke 2 (dua), maka pada lembar ke 2 (dua) ditulis dengan ketentuan sebagai berikut :
1) ketikan yang paling atas lebih kurang 4 cm dari atas kertas.
2) kertas yang dipakai untuk lembar ke 2 (dua) kualitasnya harus sama dengan kertas yang dipakai pada lembar pertama.
3) sekurang-kurangnya pada halaman ke dua terdiri dari 3 (tiga) baris dan bukan tiga kalimat.
4) pertama di sebelah kiri atas ditulis nama penerima, di tengah-tengah angka 2 (yang menunjukkan halaman ke 2) dan paling kanan atas adalah tanggal surat.
5) Contoh Penulsan Surat pada Halaman 2 (dua) Drs. Marimin, M.Pd. 2 20 Juli 2008 Kepada dosen di lingkungan Unnes, dimohon kesadarannya untuk memeriksa, mengisi dan melengkapi portofolio yang telah disediakan supaya tidak terjadi hal-hal yang merugikan dosen. Hal teknis pengisian portofolio dosen dapat dikonsultasikan kepada UPT Komputer.
7. Kelompok tanda tangan terdiri dari jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP dan Cap Dinas.
a. Jabatan diketik di sebelah kanan bawah, diakhiri tanda koma (,) dan dengan huruf besar pada awal kata.
b. Nama terang diketik dengan huruf besar pada setiap awal kata dan tidak perlu diapit dengan tanda kurung.
c. Nama dapat mencantumkan gelar akademik ( Drs. SH, Dr.dll.)
d. NIP diketik dengan huruf besar semua tanpa diakhiri tanda titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.
e. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi tanda tangan.
8. Tembusan yang perlu diperhatikan dalam pengetikan adalah sebagai berikut :
a. diketik lurus dengan margine kiri.
b. diketik sebaris dengan nama pejabat.
c. diakhiri dengan titik dua (:)
d. tanpa digaris bawah.
e. jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut.
f. tidak ada kata arsip atau pertinggal.
5. Nota Dinas
Surat dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan Kepada atasan langsung, atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
a. Bagian-bagian Nota Dinas
1. kepala Nota Dinas
2. Pembuka Nota Dinas, terdiri dari :
- kata Nota Dinas
- nomor
- tujuan Nota Dinas
- asal Nota Dinas dan
- hal Nota Dinas.
3. isi Nota Dinas
4. Penutup Nota Dinas, terdiri dari :
- tanggal Nota Dinas
- jabatan penanda tangan
- nama pejabat penanda tangan
- tanda tangan
- NIP
- cap dinas dan
- tembusan apabila ada.
b. Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Dinas
- Kepala Nota Dinas dibuat dengan ketentuan sama seperti membuat kepala surat dinas.
- Kata nomor diketik di bawah kata Nota Dinas dengan posisi sejajar.
- Tujuan dihaluli dengan kata terhormat dan disingkat Yth, dan diketik dibawah kata Nomor.
- Asal Nota Dinas didahului dengan kata dari, diketik sejajar dan dibawah singkatan Yth, dan diikuti dengan tanda baca : (titik dua).
- Kata hal diketik di bawah kata dari, sebaris dengan asal surat diikuti dengan tanda baca : (titik dua)
- Isi Nota Dinas diketik di bawah sejajar dengan kata hal.
- Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup diketik dengan ketentuan sama seperti pada surat dinas.
- Tanggal pada Nota Dinas diketik di sebelah kanan bawah di bawah baris terakhir dari isi Nota Dinas.
- Tanggal tidak disertai nama tempat pembuatannya.
- Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
- Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan sama seperti surat dinas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar